Carte de 10 cours : la vendre et la suivre sans tableur

La carte de 10 cours est la formule que les élèves préfèrent : elle se paie en une fois, n'engage pas sur l'année et laisse venir quand on peut. Pour vous, c'est de la trésorerie d'avance. Mais c'est aussi la formule la plus pénible à suivre : chaque réservation, chaque annulation et chaque absence change le solde.

Les cinq règles à fixer avant de vendre une carte

1. Le prix, et l'écart avec le cours à l'unité

La carte doit revenir moins cher que le cours à l'unité, sinon personne ne la prend. Un exemple : un cours à l'unité à 15 € et une carte de 10 cours à 130 €, soit 13 € le cours. L'élève y gagne 20 €, vous y gagnez dix venues payées d'avance. Gardez le cours à l'unité un peu plus cher : il sert de repère.

2. La validité

Une élève qui vient une fois par semaine utilise sa carte en deux mois et demi environ. Une validité de 4 à 6 mois laisse de la marge pour les vacances et les semaines chargées, sans laisser dormir des crédits pendant un an. Une validité trop courte fâche ; une validité illimitée vous laisse des séances dues indéfiniment.

3. Ce que coûte chaque cours

Tous vos cours ne se valent pas forcément. Un cours sur reformer, un atelier de deux heures ou un stage peuvent coûter 2 ou 3 crédits, un cours au sol 1 seul. C'est plus simple que de vendre une carte par type de cours, à condition que la règle soit écrite sur le planning.

4. Les annulations et les absences

Fixez un délai d'annulation : avant, la séance revient sur la carte ; après, elle est décomptée, comme une absence. Sans cette règle, chaque absence se négocie. Nous détaillons le choix du délai dans notre guide sur la politique d'annulation.

5. Ce qui se passe à l'échéance

Les crédits non utilisés à la date de fin sont-ils perdus ? Accordez-vous une prolongation en cas de blessure ? Décidez-le avant de vendre la première carte, écrivez-le dans vos conditions de vente et affichez-le là où l'élève achète. Une règle connue d'avance ne se discute presque jamais.

Les erreurs classiques du suivi à la main

• Le double comptage : la séance cochée dans le cahier et oubliée dans le tableur, ou l'inverse.
• Les réservations au-delà du solde : l'élève réserve trois cours alors qu'il lui reste un crédit, et la troisième séance n'est jamais payée.
• Le renouvellement oublié : la carte est vide depuis deux semaines, l'élève continue de venir, personne ne s'en est rendu compte.
• Le solde contesté : « Il me restait deux cours ! » Sans historique que l'élève peut consulter, c'est sa parole contre votre cahier.
• L'impayé : la carte a été « réglée la semaine prochaine », il y a deux mois.

Ce qu'un outil de réservation doit faire à votre place

Si vous passez par un logiciel, vérifiez qu'il sait :

1. décompter le crédit à la réservation, pas après le cours : c'est ce qui empêche de réserver au-delà du solde ;
2. refuser la réservation quand la carte est vide ou expirée à la date du cours ;
3. rendre le crédit quand l'élève annule dans le délai, et seulement dans ce cas ;
4. prévenir l'élève quand il ne lui reste plus qu'un ou deux crédits, ou que la carte arrive à son terme ;
5. suivre le paiement : payée, partiellement payée, impayée ;
6. montrer l'historique à l'élève comme à vous, pour qu'il n'y ait jamais de doute sur le solde.

Comment ça se passe dans CoachiBook

Vous créez une formule « Carte » avec son nombre de cours, sa validité en mois et son prix. Chaque cours du planning a un coût en crédits. Quand une élève réserve, le coût est décompté de sa carte ; si elle n'a plus assez de crédits, la réservation est refusée. Si elle annule avant votre délai, son crédit lui revient ; après, il est perdu, et le mail d'annulation le lui dit.

Sur son planning, l'élève voit « Plus que 2 crédits sur votre formule » ou la date de fin de sa carte, et peut en racheter une, par carte bancaire si vous avez activé le paiement en ligne. De votre côté, la liste de vos élèves filtre ceux qui sont à surveiller ou qui n'ont pas payé.

Carte ou abonnement ?

Beaucoup de profs proposent les deux, plus un cours d'essai pour les nouveaux. C'est ce trio que CoachiBook gère : carte, abonnement avec quota hebdomadaire et cours d'essai, qu'un élève ne peut prendre qu'une fois.