Liste d'attente : remplir vos cours collectifs sans y passer vos soirées

Un cours complet le lundi n'est pas un cours plein le jeudi. Entre-temps, une élève a un empêchement, un autre tombe malade, et la place libérée reste vide parce que personne n'a su qu'elle se libérait. La liste d'attente sert exactement à cela : transformer chaque désistement en place occupée.

La liste d'attente à la main, et ses limites

Sans outil, la liste d'attente vit dans un carnet ou dans vos messages. Quand une place se libère, il faut retrouver la liste, écrire à la première personne, attendre sa réponse, passer à la suivante si elle ne répond pas, puis mettre à jour le nombre d'inscrits. À deux heures du cours, c'est déjà trop tard. Résultat : la plupart des profs finissent par ne plus gérer de liste du tout.

Les règles d'une bonne liste d'attente

Premier arrivé, premier servi

L'ordre d'inscription doit décider, et rien d'autre. C'est la seule règle que personne ne conteste.

Confirmer d'office ou proposer la place ?

Deux façons de faire coexistent :

• la confirmation automatique : la première personne de la liste est inscrite dès qu'une place se libère, et prévenue. Simple et rapide, à condition que s'inscrire en liste d'attente vaille engagement à venir ;
• la proposition : toute la liste est prévenue et le premier qui accepte prend la place. Plus souple pour les élèves, mais la place peut rester libre si personne ne répond à temps.

Pour des cours réguliers avec des élèves fidèles, la confirmation automatique remplit mieux. Il suffit de l'annoncer : « en liste d'attente, vous serez inscrit automatiquement si une place se libère ; annulez si vous n'êtes plus disponible ».

Ne rien faire payer tant que la place n'est pas confirmée

S'inscrire en attente ne doit rien coûter. Le crédit se décompte au moment où la place est confirmée, et seulement si l'élève a encore de quoi payer. Sinon, il reste en attente et la place va au suivant.

S'arrêter au début du cours

Une place qui se libère après le début du cours ne doit confirmer personne : l'élève ne le verrait pas à temps et serait compté absent.

Vider la liste quand vous fermez les inscriptions

Si vous fermez un cours (salle indisponible, cours limité exceptionnellement), les personnes en attente doivent le savoir, plutôt que d'espérer une place qui ne viendra pas.

Votre liste d'attente est un indicateur

Un cours qui a des élèves en attente chaque semaine vous dit qu'il manque un créneau. Avant d'en ouvrir un second, regardez le taux de remplissage de vos autres cours : déplacer un créneau peu rempli vers l'horaire demandé est souvent plus rentable que d'ajouter une heure de plus à votre semaine.

Comment ça se passe dans CoachiBook

• Un cours complet accepte les réservations en liste d'attente, sans décompter de crédit.
• Quand une place se libère, la première réservation en attente est confirmée, ses crédits sont décomptés et l'élève reçoit un mail. Une réservation qui dépasserait son quota de la semaine, ou sans crédits suffisants, reste en attente : la place va à la suivante.
• Une place libérée après le début du cours ne confirme personne.
• Fermer les inscriptions d'une séance retire les personnes en attente et les prévient par mail.
• Deux élèves qui réservent la dernière place à la même seconde ne la prennent pas tous les deux : l'un est confirmé, l'autre part en liste d'attente.
• Une réservation récurrente qui tombe sur des séances complètes les met en attente, et le mail de confirmation les liste.

Vous, vous n'intervenez que si vous le voulez : vous pouvez toujours inscrire un élève vous-même, même sur un cours complet ou fermé.